شما در اینجا هستید: خانه » علوم کامپیوتر » ERP » مفاهیم در برنامه ریزی منابع سازمان-فصل پنجم

مفاهیم در برنامه ریزی منابع سازمان-فصل پنجم

ERP

فصل پنجم: حسابداری در سیستم های ERP

مقدمه:

مقاله مفاهیم در برنامه ریزی منابع سازمان-فصل پنجم خلاصه و چکیده ای است از مهمترین موارد مطرح شده در فصل پنجم کتاب concepts in enterprise resource planning fourth edition نوشته Monk و Wagner.

  • در این فصل، شما در مورد فعالیت ها در حوزه وظیفه ای حسابداری یاد خواهید گرفت.
  • حسابداری به شدت با تمام حوزه های وظیفه ای دیگر هماهنگ شده است.
  • فعالیت های حسابداری برای تصمیم گیری ضروری است.

در ادامه مقاله مفاهیم در برنامه ریزی منابع سازمان-فصل پنجم به بررسی فعالیت های حسابداری می پردازیم.

فعالیت های حسابداری

  • حوزه حسابداری:

– حسابداری مالی

– حسابداری مدیریتی

  • حسابداری مالی

– مستند سازی تمام معاملات یک شرکت که بر وضعیت مالی شرکت تأثیر می گذارد.

– با استفاده از معاملات مستند شده برای ایجاد گزارش برای احزاب و سازمان های خارجی

– گزارش ها، و یا صورتهای مالی، باید از قوانین و دستورالعمل های آژانس های مختلف پیروی کنند.

  • اظهارات مالی مشترک: ترازنامه ها و اظهارات درآمد
  • ترازنامه

– بیانیه ای که مانده حساب را نشان می دهد مانند:

  • پول نقد نگه داری شده
  • مبلغ بدهی به شرکت توسط مشتریان
  • هزینه مواد اولیه و موجودی محصولات آماده
  • دارایی های بلند مدت مانند ساختمان ها
  • مبلغی که به فروشندگان، بانک ها و سایر طلبکاران بدهکار است.
  • مبلغی که صاحبان سهام در شرکت سرمایه گذاری کرده اند.
  • صورت حساب درآمد

صورت حساب سود و زیان (P & L)

– میزان فروش شرکت، هزینه فروش، و سود یا زیان برای یک دوره زمانی (معمولا سه ماه یا سال) را نشان می دهد.

  • سیستم اطلاعات یکپارچه، فرآیند بسته شدن دفتر ها و تهیه صورتهای مالی را ساده می کند.
  • مدیریت حسابداری: تعیین هزینه ها و سودآوری فعالیت های شرکت
  • گزارش مالی سه ماهه

– بستن دفاتر

– بسته شدن ورودی ها به حساب اسمی

– حساب های اسمی- تعادل صفر برای شروع چرخه بعدی

– اطمینان از حساب دقیق و به روز

– تنظیمات ورودی

  • مزیت سیستم اطلاعاتی یکپارچه

– ساده سازی روند بستن دفاتر و تهیه صورتهای مالی

  • حسابداری مدیریتی

– تعیین هزینه ها و سودآوری فعالیت های شرکت

– مدیران را با اطلاعات دقیق آماده کنید.

  • تصمیمات آگاهانه
  • ایجاد بودجه
  • تعیین سودآوری

– اطلاعاتی که مدیران برای کنترل فعالیت های روزمره استفاده می کنند و برنامه های دراز مدت را توسعه می دهند.

استفاده از ERP برای اطلاعات حسابداری

  • مشکلات در ارتباط با سیستم های غیر یکپارچه

– به اشتراک گذاری داده ها معمولا در زمان واقعی اتفاق نمی افتد.

  • داده های حسابداری اغلب به روز نبودند.

– پرسنل حسابداری باید تحقیقات قابل توجهی انجام دهند.

  • سیستم ERP با پایگاه داده متمرکز، از این مشکلات اجتناب می کند.
  • در حسابداری سنتی، حساب های شرکت در یک رکورد به نام دفتر کل اصلی نگهداری می شود.
  • در سیستم SAP ERP، ورودی به حساب اصلی به طور همزمان با معاملات تجاری رخ می دهد.
  • بسیاری از ماژول های SAP ERP باعث می شود داده های مربوط به تراکنش ها به حساب اصلی وارد شوند، از جمله:

– فروش و توزیع (SD)

– مدیریت مواد (MM)

– حسابداری مالی (FI)

– کنترل (CO)

– منابع انسانی (HR)

– مدیریت دارایی (AM)

مشکل تصمیم گیری عملیاتی: مدیریت اعتبار

  • سیستم اطلاعاتی غیر یکپارچه

– داده های حسابداری خارج از تاریخ و یا نادرست می توانند هنگامی که یک شرکت تصمیم گیری های عملیاتی می کند، مشکلاتی ایجاد کنند.

  • مدیریت اعتبار صنعتی
  • روش های مدیریت اعتبار Snacker Fitter
  • مدیریت اعتبار در SAP ERP

در ادامه مقاله مفاهیم در برنامه ریزی منابع سازمان-فصل پنجم به بررسی مدیریت اعتبار صنعتی می پردازیم.

مدیریت اعتبار صنعتی

  • مدیریت اعتبار نیاز به تعادل خوبی بین موارد زیر دارد:

– ارائه اعتبار کافی برای حمایت از فروش و

– اطمینان حاصل نمودن از اینکه شرکت پول زیادی را از دست نمی دهد.

  • تعیین حد مجاز برای اینکه یک مشتری چه مقدار پول می تواند در هر زمان بدهکار باشد.

– نظارت بر این محدودیت به عنوان سفارشات وارد شده و پرداخت های دریافت شده

  • نماینده فروش باید بتواند یک تراز دریافتی حسابهای به روز را هنگامی که سفارشی وارد می شود، بازبینی کند.
  • اگر بازاریابی و حسابداری سیستم های اطلاعاتی غیر یکپارچه داشته باشند، مشکلاتی ایجاد می شوند.

– همکاری کامل کمتر در به روز رسانی

  • مشکلات نبایستی با یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه ایجاد شوند.

– حساب های دریافتی بلافاصله به روز می شود.

روش های مدیریت اعتبار Fitter Snacker

  • کارمند فروش FS به چاپی هفتگی از تراز فعلی و محدودیت اعتباری مشتری می پردازد تا ببینید آیا اعتبار باید اعطا شود.
  • داده های فروش سه بار در هفته بوسیله دیسک به حساب منتقل می شوند.
  • کارمند حسابداری می تواند برای تهیه صورتحساب مشتری از ورودی فروش استفاده کند.
  • حسابداری قبل از تهیه صورتحساب باید هرگونه تنظیمات را برای حملهای جزئی انجام دهد.
  • حسابداران پرداخت های مشتری را پردازش می کنند.

مدیریت اعتبار در SAP ERP

  • SAP ERP اجازه می دهد FS برای هر مشتری محدودیت اعتبار تعیین کند.
  • شرکت می تواند هر تعداد گزینه بررسی اعتبار را در سیستم SAP ERP پیکربندی کند.
  • مزایای استفاده از SAP ERP برای مدیریت اعتبار

– فرایند خودکار است.

– داده ها در زمان واقعی در دسترس هستند.

تجزیه و تحلیل سودآوری محصول

  • مدیران کسب و کار از داده های حسابداری برای انجام تجزیه و تحلیل سودآوری یک شرکت و محصولات خود استفاده می کند.
  • هنگامی که داده ها نادرست یا ناقص باشند، تجزیه و تحلیل ناقص است.
  • دلایل اصلی برای داده های نادرست یا ناقص

– ضبط رکورد بی سابقه

– سیستم های هزینه موجودی نادرست

– مشکل در جمع آوری داده ها از شرکت های تابعه

ضبط رکورد ناسازگار

  • هر بخش بازاریابی FS، سوابق خود را حفظ می کند و اطلاعات مربوط به فروش را به صورت متفاوت ردیابی می کند.
  • برگه سوابق ممکن است نادرست و یا از دست رفته باشد و در این صورت اعتبار گزارش نهایی مشکوک است.
  • بدون سیستم های اطلاعاتی یکپارچه، حسابداری و گزارشگری برای مدیریت به موارد زیر نیاز دارد:

– کار کردن درباره محدودیت های سیستم های اطلاعاتی برای تولید خروجی مفید

  • سیستم ERP این مشکلات را به حداقل می رساند یا از بین می برد.

سیستم های هزینه موجودی ناکارآمد

  • محاسبه هزینه های موجودی به طور صحیح

– یکی از مهمترین و چالش برانگیزترین وظایف حسابداری در هر شرکت تولیدی

  • پس زمینه حسابداری هزینه موجودی

– هزینه محصول ساخته شده دارای سه عنصر است:

  • هزینه مواد خام
  • هزینه کاری که به طور مستقیم در تولید محصول مورد استفاده قرار می گیرد.
  • سربار (Overhead): تمام هزینه های دیگر

هزینه های مستقیم (Direct costs): مواد و کار

  • می تواند نسبتا دقیق برآورد شود.

هزینه های غیر مستقیم (Indirect costs): موارد سربار

  • دشوار بودن ارتباط با محصول یا محصولات خاص

هزینه های استاندارد (Standard costs) برای یک محصول توسط:

  • مطالعه الگوهای هزینه های مستقیم و غیرمستقیم تاریخی
  • با توجه به اثرات تغییرات تولید فعلی

تنوع هزینه (Cost variances): تفاوت بین هزینه های واقعی و هزینه های استاندارد

  • ERP و حسابداری هزینه موجودی

– بسیاری از شرکت ها با سیستم های حسابداری غیر یکپارچه، بیشتر وقت ها متغیرهای هزینه خود را تجزیه و تحلیل می کنند.

  • اغلب، آنها نمی دانند که حقیقتا چقدر برای تولید یک واحد محصول هزینه شده است.

– اگر FS دارای یک سیستم ERP بود، کارمندان در سراسر شرکت هزینه های خود را در یک پایگاه داده که سراسر شرکت را پوشش می داد ثبت کرده بودند.

– تنظیمات سیستم ERP به تحلیلگران اجازه می دهد تا هزینه ها را با استفاده از پایگاه های مختلف پیگیری کنند.

  • مثال هزینه کرد محصول

– فرض کنید Fitter Snacker مایل به به روز رسانی هزینه های استاندارد برای محصول NRG-A است.

– تجزیه و تحلیل هزینه محصول برای محصول NRG-A

  • تجزیه و تحلیل هزینه محصول در SAP ERP

متغیر هزینه محصول (Product cost variant): روشی برای توسعه هزینه محصول در یک سیستم ERP

  • هزینه های مبتنی بر فعالیت و ERP

– هزینه های مبتنی بر فعالیت (ABC)

  • حسابداران فعالیت های مربوط به تولید هزینه سربار را شناسایی می کنند و پس از آن پرونده های مربوط به هزینه ها و فعالیت ها را ثبت می کنند.

– ABC نیاز به حسابداری بیشتر نسبت به روش های هزینه کرد سنتی دارد.

شرکت هایی با شرکت های تابعه

  • تراز حساب برای هر نهاد باید جمع آوری و به دفتر اصلی ارسال شود.
  • اظهارنامه تثبیت شده برای کل شرکت باید ایجاد شود.
  • تبدیل ارز

– مشکلات زمانی که تبدیل ارز (currency translation) برای حساب های تابعه مورد نیاز است.

  • معاملات درون شرکتی

– معاملاتی که بین شرکت ها و شرکت های تابعه آن رخ می دهد.

گزارش مدیریت با سیستم های ERP

  • تهیه گزارش مناسب برای وضعیت مناسب اغلب چالش برانگیز است.
  • بدون یک سیستم ERP، کار ردیابی تمام اعداد که باید به یک گزارش وارد شوند، یک اقدام فوق العاده است.
  • با استفاده از سیستم ERP، مقدار زیادی اطلاعات برای اهداف گزارشگری در دسترس است.

جریان سند برای خدمات مشتری

  • با یک سیستم ERP، تمام معاملات در تمام حوزه های یک شرکت به یک پایگاه داده متمرکز ارسال می شود.
  • هر تراکنش ارسال شده در SAP ERP دارای شماره سند منحصر به فرد خود می باشد.

– اجازه دسترسی سریع به داده ها را می دهد.

  • در SAP ERP، شماره اسناد معاملات مرتبط در پایگاه داده در ارتباط با هم هستند.

– یک دنباله حسابرسی الکترونیکی را فراهم می کند.

ساخته شده در مدیریت، ابزارهای گزارش و تجزیه و تحلیل

  • سوابق حسابداری در پایگاه داده مشترک حفظ شده است.
  • مزیت استفاده از یک پایگاه داده، توانایی جستجوی سوابق در مورد:

– تولید گزارش های استاندارد

– پاسخ سوالات متداول

  • SAP یک انبار داده (data warehouse) در هر ماژول اصلی فراهم می کند.

– انبار داده: مخزن داده ها از منابع مختلف

سقوط انرون

  • ۱۶ اکتبر ۲۰۰۱: انرون یکی از بزرگترین معامله گران برق و گاز طبیعی جهان بود.

– گزارش ۶۱۸ میلیون دلاری کاهش سه ماهه سوم و کاهش ۱٫۲ میلیارد دلاری سهام سهامداران را اعلام کرد.

  • تحقیق کمیسیون اوراق بهادار و بورس اوراق بهادار (SEC) برای تضاد منافع احتمالی مربوط به معاملات شرکت با شرکا، اجرا شده بوسیله CFO Fastow
  • حجم قراردادهای مالی به مراتب بیشتر از حجم قراردادها برای تحویل کالاها در واقعیت بود.
  • بعضی از شراکت ها تقلبی بودند تا میلیاردها دلار بدهی را جبران کنند.
  • اظهارات مالی Enron توسط Arthur Andersen، یک شرکت حسابداری بسیار مورد توجه، حسابرسی شده است.
  • کارمندان Andersen در تیم تعاملی Enron برای از بین بردن اسناد مربوط به انرون دستور داشتند.

نتیجه رسوایی انرون

  • ضرر سهامداران ۴۰ میلیارد دلار تخمین زده شد.
  • هزاران کارگر شغل خود را از دست دادند.
  • ۳۱ نفر یا متهم بودند یا متهم به اتهام جنایی شدند.
  • Jurors شرکت حسابداری Arthur Andersen را محکوم کرد که میخواست مانع اجرای عدالت با از بین بردن اسناد Enron شود.
  • کنگره ایالات متحده قانون ساربنز-اکسلی ۲۰۰۲ (Sarbanes-Oxley Act of 2002) را تصویب کرد.

– قانون برای جلوگیری از نوع تقلب و سوء استفاده ای که منجر به سقوط انرون شد طراحی شد.

در ادامه مقاله مفاهیم در برنامه ریزی منابع سازمان-فصل پنجم به بررسی ویژگی های کلیدی یک قانون مهم در ERP می پردازیم.

ویژگی های کلیدی قانون Sarbanes-Oxley

  • طراحی شده برای تشویق مسئولیت پذیری مدیریت ارشد در شرکت هایی که به طور عمومی در ایالات متحده معامله می کنند.
  • عنوان IX

– صورتهای مالی ثبت شده در کمیسیون و بورس اوراق بهادار باید شامل بیانیه ای باشند که توسط مدیر اجرایی و مدیر مالی امضا شده باشد که ضمانت می کند بیانیه مالی مطابق با قوانین SEC است.

  • عنوان II

– استقلال حسابرس

  • محدود کردن خدمات غیر حسابرسی که یک حسابرس می تواند ارائه دهد.
  • عنوان IV

– الزامات سخت تر برای گزارشگری مالی

پیامدهای قانون Sarbanes-Oxley برای سیستم های ERP

  • برای رعایت الزامات گزارش کنترل داخلی، یک شرکت باید:

– کنترل هایی را که در جای خود هستند مستند کند.

– تأیید کند که کنترل ها موضوعی برای اعمال خطا یا دستکاری نمی شوند.

  • شرکتهایی که سیستم ERP را در محل خود دارند، تطابق زمانی ساده تری با قانون Sarbanes-Oxley نسبت به شرکت های بدون ERP دارند.

بایگانی

  • نرم افزار SAP ERP چندین روش برای حذف آیتم ها ارائه می دهد.
  • داده ها از سیستم SAP ERP تنها پس از آن که در رسانه (نوار پشتیبان گیری، DVD-R) برای ذخیره سازی دائمی ضبط شدند، حذف می شوند.
  • بایگانی: ذخیره سازی دائمی
  • سیستم های SAP ERP زمانی که داده ها ایجاد می شوند یا تغییر پیدا می کنند را پیگیری می کنند.

– تغییر رکورد

مجوزهای کاربر

  • SAP ERP دارای ابزارهای پیشرفته مدیریت کاربر است که به سطوح مختلف مدیریت مجوز اجازه می دهد.

– اطمینان حاصل کنید که کارکنان تنها می توانند معاملات مورد نیاز برای شغل خود را انجام دهند.

  • مشخصات ایجاد کننده

– ارائه یک روش ساده برای انتخاب عملکردهایی که یک کاربر مجاز به انجام آنها است.

گروه های تحمل

  • تنظیم محدودیت در اندازه تراکنش که یک کارمند می تواند پردازش کند.

– در یک سیستم ERP SAP ، این کار با استفاده از گروه های تحمل انجام می شود.

  • گروه های تحمل

– محدودیت های از پیش تعیین شده برای توانایی کارکنان در ارسال معاملات

– تعیین محدودیت های ارزش دلار برای یک آیتم واحد در یک سند و همچنین ارزش کل سند

شفافیت مالی

  • سیستم های ERP توانایی انجام تمرین از گزارش را به اسناد منبع (معاملات) که آن را ایجاد کرده است فراهم می سازند.

– کار را برای حسابرسان برای تأیید صحت گزارش ها آسان تر می سازد.

  • با یک سیستم ERP به درستی پیکربندی شده و مدیریت شده، بین اظهارات مالی شرکت و معاملات فردی که اظهارات را تشکیل می دهند، ارتباط مستقیم وجود دارد.

– تقلب و سوء استفاده را می توان راحت تر تشخیص داد.

روند گزارشگری مالی (XBRL)

  • زبان گزارشگری کسب و کاری توسعه یافته (XBRL)

– زبان مبتنی بر استاندارد

– زبان نشانه گذاری توسعه یافته (XML) داده ها را مستقیما از صفحه وب به پایگاه داده کد می کند.

– گزارش ها سریعتر پردازش و آسانتر تأیید می شوند.

– سیستم های ERP داده ها را در XML و XBRL می پذیرند.

خلاصه فصل پنجم

  • شرکت ها به سیستم های حسابداری برای ثبت معاملات و ایجاد صورتهای مالی نیاز دارند.
  • سیستم های اطلاعاتی غیر یکپارچه

– داده های حسابداری ممکن است به روز نباشند.

  • می تواند مشکلاتی را برای نمایندگان فروش در تلاش برای تصمیم گیری عملیاتی ایجاد کند.

– داده ها می توانند نادرست باشند.

  • می تواند بر تصمیم گیری و در نتیجه سود دهی تأثیر بگذارد.
  • بسته شدن دفتر ها در انتهای یک دوره حسابداری می تواند با IS غیر یکپارچه مشکل باشد، اما با یک IS یکپارچه آسان است.

– بستن دفتر ها به معنی صرفه جویی در حساب های موقت است.

  • استفاده از IS یکپارچه و یک پایگاه داده مشترک برای ثبت داده های حسابداری دارای مزایای هزینه های حسابداری موجودی مهمی است.

– می تواند منجر به محاسبه هزینه دقیق محصول شود.

– می تواند به مدیران در تعیین محصولاتی که سودآور هستند و آنها که نیستند کمک کند.

  • استفاده از یک سیستم یکپارچه و یک پایگاه داده مشترک برای ثبت داده های حسابداری مزایای مدیریت گزارشدهی مهم دارد.

– ساخته شده برای بررسی و ابزار پرس و جوی در دسترس

  • قانون ساربنز اکسلی، ۲۰۰۲ ایالات متحده مقررات فدرال

– نوشته شده و در معرض فروپاشی انرون قرار گرفته است.

– پاسخگویی مدیریت ارتقاء یافته با نیاز به تایید مالی اضافی و گزارش دهی

– سیستم های ERP می توانند به شرکت ها کمک کند تا از الزامات این قانون برخوردار شوند.

  • روند گزارشگری مالی

– XBRL

– XML

– سیستم های ERP اطلاعات را در XML و XBRL به پایگاه داده می پذیرند (رفرنس).

در مقاله مفاهیم در برنامه ریزی منابع سازمان-فصل پنجم چکیده کاملی از فصل پنجم کتاب را همراه با تشریح مهمترین موارد مطرح شده ارائه نمودیم.

اشتراک گذاری
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

هفت + 7 =

این سایت از اکیسمت برای کاهش هرزنامه استفاده می کند. بیاموزید که چگونه اطلاعات دیدگاه های شما پردازش می‌شوند.