فصل پنجم: حسابداری در سیستم های ERP

مقدمه:

مقاله مفاهیم در برنامه ریزی منابع سازمان-فصل پنجم خلاصه و چکیده ای است از مهمترین موارد مطرح شده در فصل پنجم کتاب concepts in enterprise resource planning fourth edition نوشته Monk و Wagner.

  • در این فصل، شما در مورد فعالیت ها در حوزه وظیفه ای حسابداری یاد خواهید گرفت.
  • حسابداری به شدت با تمام حوزه های وظیفه ای دیگر هماهنگ شده است.
  • فعالیت های حسابداری برای تصمیم گیری ضروری است.

در ادامه مقاله مفاهیم در برنامه ریزی منابع سازمان-فصل پنجم به بررسی فعالیت های حسابداری می پردازیم.

فعالیت های حسابداری

  • حوزه حسابداری:

– حسابداری مالی

– حسابداری مدیریتی

  • حسابداری مالی

– مستند سازی تمام معاملات یک شرکت که بر وضعیت مالی شرکت تأثیر می گذارد.

– با استفاده از معاملات مستند شده برای ایجاد گزارش برای احزاب و سازمان های خارجی

– گزارش ها، و یا صورتهای مالی، باید از قوانین و دستورالعمل های آژانس های مختلف پیروی کنند.

  • اظهارات مالی مشترک: ترازنامه ها و اظهارات درآمد
  • ترازنامه

– بیانیه ای که مانده حساب را نشان می دهد مانند:

  • پول نقد نگه داری شده
  • مبلغ بدهی به شرکت توسط مشتریان
  • هزینه مواد اولیه و موجودی محصولات آماده
  • دارایی های بلند مدت مانند ساختمان ها
  • مبلغی که به فروشندگان، بانک ها و سایر طلبکاران بدهکار است.
  • مبلغی که صاحبان سهام در شرکت سرمایه گذاری کرده اند.
  • صورت حساب درآمد

صورت حساب سود و زیان (P & L)

– میزان فروش شرکت، هزینه فروش، و سود یا زیان برای یک دوره زمانی (معمولا سه ماه یا سال) را نشان می دهد.

  • سیستم اطلاعات یکپارچه، فرآیند بسته شدن دفتر ها و تهیه صورتهای مالی را ساده می کند.
  • مدیریت حسابداری: تعیین هزینه ها و سودآوری فعالیت های شرکت
  • گزارش مالی سه ماهه

– بستن دفاتر

– بسته شدن ورودی ها به حساب اسمی

– حساب های اسمی- تعادل صفر برای شروع چرخه بعدی

– اطمینان از حساب دقیق و به روز

– تنظیمات ورودی

  • مزیت سیستم اطلاعاتی یکپارچه

– ساده سازی روند بستن دفاتر و تهیه صورتهای مالی

  • حسابداری مدیریتی

– تعیین هزینه ها و سودآوری فعالیت های شرکت

– مدیران را با اطلاعات دقیق آماده کنید.

  • تصمیمات آگاهانه
  • ایجاد بودجه
  • تعیین سودآوری

– اطلاعاتی که مدیران برای کنترل فعالیت های روزمره استفاده می کنند و برنامه های دراز مدت را توسعه می دهند.

استفاده از ERP برای اطلاعات حسابداری

  • مشکلات در ارتباط با سیستم های غیر یکپارچه

– به اشتراک گذاری داده ها معمولا در زمان واقعی اتفاق نمی افتد.

  • داده های حسابداری اغلب به روز نبودند.

– پرسنل حسابداری باید تحقیقات قابل توجهی انجام دهند.

  • سیستم ERP با پایگاه داده متمرکز، از این مشکلات اجتناب می کند.
  • در حسابداری سنتی، حساب های شرکت در یک رکورد به نام دفتر کل اصلی نگهداری می شود.
  • در سیستم SAP ERP، ورودی به حساب اصلی به طور همزمان با معاملات تجاری رخ می دهد.
  • بسیاری از ماژول های SAP ERP باعث می شود داده های مربوط به تراکنش ها به حساب اصلی وارد شوند، از جمله:

– فروش و توزیع (SD)

– مدیریت مواد (MM)

– حسابداری مالی (FI)

– کنترل (CO)

– منابع انسانی (HR)

– مدیریت دارایی (AM)

مشکل تصمیم گیری عملیاتی: مدیریت اعتبار

  • سیستم اطلاعاتی غیر یکپارچه

– داده های حسابداری خارج از تاریخ و یا نادرست می توانند هنگامی که یک شرکت تصمیم گیری های عملیاتی می کند، مشکلاتی ایجاد کنند.

  • مدیریت اعتبار صنعتی
  • روش های مدیریت اعتبار Snacker Fitter
  • مدیریت اعتبار در SAP ERP

در ادامه مقاله مفاهیم در برنامه ریزی منابع سازمان-فصل پنجم به بررسی مدیریت اعتبار صنعتی می پردازیم.

مدیریت اعتبار صنعتی

  • مدیریت اعتبار نیاز به تعادل خوبی بین موارد زیر دارد:

– ارائه اعتبار کافی برای حمایت از فروش و

– اطمینان حاصل نمودن از اینکه شرکت پول زیادی را از دست نمی دهد.

  • تعیین حد مجاز برای اینکه یک مشتری چه مقدار پول می تواند در هر زمان بدهکار باشد.

– نظارت بر این محدودیت به عنوان سفارشات وارد شده و پرداخت های دریافت شده

  • نماینده فروش باید بتواند یک تراز دریافتی حسابهای به روز را هنگامی که سفارشی وارد می شود، بازبینی کند.
  • اگر بازاریابی و حسابداری سیستم های اطلاعاتی غیر یکپارچه داشته باشند، مشکلاتی ایجاد می شوند.
بیشتر بخوانید:  مفاهیم در برنامه ریزی منابع سازمان-فصل سوم

– همکاری کامل کمتر در به روز رسانی

  • مشکلات نبایستی با یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه ایجاد شوند.

– حساب های دریافتی بلافاصله به روز می شود.

روش های مدیریت اعتبار Fitter Snacker

  • کارمند فروش FS به چاپی هفتگی از تراز فعلی و محدودیت اعتباری مشتری می پردازد تا ببینید آیا اعتبار باید اعطا شود.
  • داده های فروش سه بار در هفته بوسیله دیسک به حساب منتقل می شوند.
  • کارمند حسابداری می تواند برای تهیه صورتحساب مشتری از ورودی فروش استفاده کند.
  • حسابداری قبل از تهیه صورتحساب باید هرگونه تنظیمات را برای حملهای جزئی انجام دهد.
  • حسابداران پرداخت های مشتری را پردازش می کنند.

مدیریت اعتبار در SAP ERP

  • SAP ERP اجازه می دهد FS برای هر مشتری محدودیت اعتبار تعیین کند.
  • شرکت می تواند هر تعداد گزینه بررسی اعتبار را در سیستم SAP ERP پیکربندی کند.
  • مزایای استفاده از SAP ERP برای مدیریت اعتبار

– فرایند خودکار است.

– داده ها در زمان واقعی در دسترس هستند.

تجزیه و تحلیل سودآوری محصول

  • مدیران کسب و کار از داده های حسابداری برای انجام تجزیه و تحلیل سودآوری یک شرکت و محصولات خود استفاده می کند.
  • هنگامی که داده ها نادرست یا ناقص باشند، تجزیه و تحلیل ناقص است.
  • دلایل اصلی برای داده های نادرست یا ناقص

– ضبط رکورد بی سابقه

– سیستم های هزینه موجودی نادرست

– مشکل در جمع آوری داده ها از شرکت های تابعه

ضبط رکورد ناسازگار

  • هر بخش بازاریابی FS، سوابق خود را حفظ می کند و اطلاعات مربوط به فروش را به صورت متفاوت ردیابی می کند.
  • برگه سوابق ممکن است نادرست و یا از دست رفته باشد و در این صورت اعتبار گزارش نهایی مشکوک است.
  • بدون سیستم های اطلاعاتی یکپارچه، حسابداری و گزارشگری برای مدیریت به موارد زیر نیاز دارد:

– کار کردن درباره محدودیت های سیستم های اطلاعاتی برای تولید خروجی مفید

  • سیستم ERP این مشکلات را به حداقل می رساند یا از بین می برد.

سیستم های هزینه موجودی ناکارآمد

  • محاسبه هزینه های موجودی به طور صحیح

– یکی از مهمترین و چالش برانگیزترین وظایف حسابداری در هر شرکت تولیدی

  • پس زمینه حسابداری هزینه موجودی

– هزینه محصول ساخته شده دارای سه عنصر است:

  • هزینه مواد خام
  • هزینه کاری که به طور مستقیم در تولید محصول مورد استفاده قرار می گیرد.
  • سربار (Overhead): تمام هزینه های دیگر

هزینه های مستقیم (Direct costs): مواد و کار

  • می تواند نسبتا دقیق برآورد شود.

هزینه های غیر مستقیم (Indirect costs): موارد سربار

  • دشوار بودن ارتباط با محصول یا محصولات خاص

هزینه های استاندارد (Standard costs) برای یک محصول توسط:

  • مطالعه الگوهای هزینه های مستقیم و غیرمستقیم تاریخی
  • با توجه به اثرات تغییرات تولید فعلی

تنوع هزینه (Cost variances): تفاوت بین هزینه های واقعی و هزینه های استاندارد

  • ERP و حسابداری هزینه موجودی

– بسیاری از شرکت ها با سیستم های حسابداری غیر یکپارچه، بیشتر وقت ها متغیرهای هزینه خود را تجزیه و تحلیل می کنند.

  • اغلب، آنها نمی دانند که حقیقتا چقدر برای تولید یک واحد محصول هزینه شده است.

– اگر FS دارای یک سیستم ERP بود، کارمندان در سراسر شرکت هزینه های خود را در یک پایگاه داده که سراسر شرکت را پوشش می داد ثبت کرده بودند.

– تنظیمات سیستم ERP به تحلیلگران اجازه می دهد تا هزینه ها را با استفاده از پایگاه های مختلف پیگیری کنند.

  • مثال هزینه کرد محصول

– فرض کنید Fitter Snacker مایل به به روز رسانی هزینه های استاندارد برای محصول NRG-A است.

– تجزیه و تحلیل هزینه محصول برای محصول NRG-A

  • تجزیه و تحلیل هزینه محصول در SAP ERP

متغیر هزینه محصول (Product cost variant): روشی برای توسعه هزینه محصول در یک سیستم ERP

  • هزینه های مبتنی بر فعالیت و ERP
بیشتر بخوانید:  مفاهیم در برنامه ریزی منابع سازمان-فصل هفتم

– هزینه های مبتنی بر فعالیت (ABC)

  • حسابداران فعالیت های مربوط به تولید هزینه سربار را شناسایی می کنند و پس از آن پرونده های مربوط به هزینه ها و فعالیت ها را ثبت می کنند.

– ABC نیاز به حسابداری بیشتر نسبت به روش های هزینه کرد سنتی دارد.

شرکت هایی با شرکت های تابعه

  • تراز حساب برای هر نهاد باید جمع آوری و به دفتر اصلی ارسال شود.
  • اظهارنامه تثبیت شده برای کل شرکت باید ایجاد شود.
  • تبدیل ارز

– مشکلات زمانی که تبدیل ارز (currency translation) برای حساب های تابعه مورد نیاز است.

  • معاملات درون شرکتی

– معاملاتی که بین شرکت ها و شرکت های تابعه آن رخ می دهد.

گزارش مدیریت با سیستم های ERP

  • تهیه گزارش مناسب برای وضعیت مناسب اغلب چالش برانگیز است.
  • بدون یک سیستم ERP، کار ردیابی تمام اعداد که باید به یک گزارش وارد شوند، یک اقدام فوق العاده است.
  • با استفاده از سیستم ERP، مقدار زیادی اطلاعات برای اهداف گزارشگری در دسترس است.

جریان سند برای خدمات مشتری

  • با یک سیستم ERP، تمام معاملات در تمام حوزه های یک شرکت به یک پایگاه داده متمرکز ارسال می شود.
  • هر تراکنش ارسال شده در SAP ERP دارای شماره سند منحصر به فرد خود می باشد.

– اجازه دسترسی سریع به داده ها را می دهد.

  • در SAP ERP، شماره اسناد معاملات مرتبط در پایگاه داده در ارتباط با هم هستند.

– یک دنباله حسابرسی الکترونیکی را فراهم می کند.

ساخته شده در مدیریت، ابزارهای گزارش و تجزیه و تحلیل

  • سوابق حسابداری در پایگاه داده مشترک حفظ شده است.
  • مزیت استفاده از یک پایگاه داده، توانایی جستجوی سوابق در مورد:

– تولید گزارش های استاندارد

– پاسخ سوالات متداول

  • SAP یک انبار داده (data warehouse) در هر ماژول اصلی فراهم می کند.

– انبار داده: مخزن داده ها از منابع مختلف

سقوط انرون

  • ۱۶ اکتبر ۲۰۰۱: انرون یکی از بزرگترین معامله گران برق و گاز طبیعی جهان بود.

– گزارش ۶۱۸ میلیون دلاری کاهش سه ماهه سوم و کاهش ۱٫۲ میلیارد دلاری سهام سهامداران را اعلام کرد.

  • تحقیق کمیسیون اوراق بهادار و بورس اوراق بهادار (SEC) برای تضاد منافع احتمالی مربوط به معاملات شرکت با شرکا، اجرا شده بوسیله CFO Fastow
  • حجم قراردادهای مالی به مراتب بیشتر از حجم قراردادها برای تحویل کالاها در واقعیت بود.
  • بعضی از شراکت ها تقلبی بودند تا میلیاردها دلار بدهی را جبران کنند.
  • اظهارات مالی Enron توسط Arthur Andersen، یک شرکت حسابداری بسیار مورد توجه، حسابرسی شده است.
  • کارمندان Andersen در تیم تعاملی Enron برای از بین بردن اسناد مربوط به انرون دستور داشتند.

نتیجه رسوایی انرون

  • ضرر سهامداران ۴۰ میلیارد دلار تخمین زده شد.
  • هزاران کارگر شغل خود را از دست دادند.
  • ۳۱ نفر یا متهم بودند یا متهم به اتهام جنایی شدند.
  • Jurors شرکت حسابداری Arthur Andersen را محکوم کرد که میخواست مانع اجرای عدالت با از بین بردن اسناد Enron شود.
  • کنگره ایالات متحده قانون ساربنز-اکسلی ۲۰۰۲ (Sarbanes-Oxley Act of 2002) را تصویب کرد.

– قانون برای جلوگیری از نوع تقلب و سوء استفاده ای که منجر به سقوط انرون شد طراحی شد.

در ادامه مقاله مفاهیم در برنامه ریزی منابع سازمان-فصل پنجم به بررسی ویژگی های کلیدی یک قانون مهم در ERP می پردازیم.

ویژگی های کلیدی قانون Sarbanes-Oxley

  • طراحی شده برای تشویق مسئولیت پذیری مدیریت ارشد در شرکت هایی که به طور عمومی در ایالات متحده معامله می کنند.
  • عنوان IX

– صورتهای مالی ثبت شده در کمیسیون و بورس اوراق بهادار باید شامل بیانیه ای باشند که توسط مدیر اجرایی و مدیر مالی امضا شده باشد که ضمانت می کند بیانیه مالی مطابق با قوانین SEC است.

  • عنوان II

– استقلال حسابرس

  • محدود کردن خدمات غیر حسابرسی که یک حسابرس می تواند ارائه دهد.
  • عنوان IV

– الزامات سخت تر برای گزارشگری مالی

پیامدهای قانون Sarbanes-Oxley برای سیستم های ERP

  • برای رعایت الزامات گزارش کنترل داخلی، یک شرکت باید:

– کنترل هایی را که در جای خود هستند مستند کند.

– تأیید کند که کنترل ها موضوعی برای اعمال خطا یا دستکاری نمی شوند.

  • شرکتهایی که سیستم ERP را در محل خود دارند، تطابق زمانی ساده تری با قانون Sarbanes-Oxley نسبت به شرکت های بدون ERP دارند.
بیشتر بخوانید:  مفاهیم در برنامه ریزی منابع سازمان-فصل هشتم

بایگانی

  • نرم افزار SAP ERP چندین روش برای حذف آیتم ها ارائه می دهد.
  • داده ها از سیستم SAP ERP تنها پس از آن که در رسانه (نوار پشتیبان گیری، DVD-R) برای ذخیره سازی دائمی ضبط شدند، حذف می شوند.
  • بایگانی: ذخیره سازی دائمی
  • سیستم های SAP ERP زمانی که داده ها ایجاد می شوند یا تغییر پیدا می کنند را پیگیری می کنند.

– تغییر رکورد

مجوزهای کاربر

  • SAP ERP دارای ابزارهای پیشرفته مدیریت کاربر است که به سطوح مختلف مدیریت مجوز اجازه می دهد.

– اطمینان حاصل کنید که کارکنان تنها می توانند معاملات مورد نیاز برای شغل خود را انجام دهند.

  • مشخصات ایجاد کننده

– ارائه یک روش ساده برای انتخاب عملکردهایی که یک کاربر مجاز به انجام آنها است.

گروه های تحمل

  • تنظیم محدودیت در اندازه تراکنش که یک کارمند می تواند پردازش کند.

– در یک سیستم ERP SAP ، این کار با استفاده از گروه های تحمل انجام می شود.

  • گروه های تحمل

– محدودیت های از پیش تعیین شده برای توانایی کارکنان در ارسال معاملات

– تعیین محدودیت های ارزش دلار برای یک آیتم واحد در یک سند و همچنین ارزش کل سند

شفافیت مالی

  • سیستم های ERP توانایی انجام تمرین از گزارش را به اسناد منبع (معاملات) که آن را ایجاد کرده است فراهم می سازند.

– کار را برای حسابرسان برای تأیید صحت گزارش ها آسان تر می سازد.

  • با یک سیستم ERP به درستی پیکربندی شده و مدیریت شده، بین اظهارات مالی شرکت و معاملات فردی که اظهارات را تشکیل می دهند، ارتباط مستقیم وجود دارد.

– تقلب و سوء استفاده را می توان راحت تر تشخیص داد.

روند گزارشگری مالی (XBRL)

  • زبان گزارشگری کسب و کاری توسعه یافته (XBRL)

– زبان مبتنی بر استاندارد

– زبان نشانه گذاری توسعه یافته (XML) داده ها را مستقیما از صفحه وب به پایگاه داده کد می کند.

– گزارش ها سریعتر پردازش و آسانتر تأیید می شوند.

– سیستم های ERP داده ها را در XML و XBRL می پذیرند.

خلاصه فصل پنجم

  • شرکت ها به سیستم های حسابداری برای ثبت معاملات و ایجاد صورتهای مالی نیاز دارند.
  • سیستم های اطلاعاتی غیر یکپارچه

– داده های حسابداری ممکن است به روز نباشند.

  • می تواند مشکلاتی را برای نمایندگان فروش در تلاش برای تصمیم گیری عملیاتی ایجاد کند.

– داده ها می توانند نادرست باشند.

  • می تواند بر تصمیم گیری و در نتیجه سود دهی تأثیر بگذارد.
  • بسته شدن دفتر ها در انتهای یک دوره حسابداری می تواند با IS غیر یکپارچه مشکل باشد، اما با یک IS یکپارچه آسان است.

– بستن دفتر ها به معنی صرفه جویی در حساب های موقت است.

  • استفاده از IS یکپارچه و یک پایگاه داده مشترک برای ثبت داده های حسابداری دارای مزایای هزینه های حسابداری موجودی مهمی است.

– می تواند منجر به محاسبه هزینه دقیق محصول شود.

– می تواند به مدیران در تعیین محصولاتی که سودآور هستند و آنها که نیستند کمک کند.

  • استفاده از یک سیستم یکپارچه و یک پایگاه داده مشترک برای ثبت داده های حسابداری مزایای مدیریت گزارشدهی مهم دارد.

– ساخته شده برای بررسی و ابزار پرس و جوی در دسترس

  • قانون ساربنز اکسلی، ۲۰۰۲ ایالات متحده مقررات فدرال

– نوشته شده و در معرض فروپاشی انرون قرار گرفته است.

– پاسخگویی مدیریت ارتقاء یافته با نیاز به تایید مالی اضافی و گزارش دهی

– سیستم های ERP می توانند به شرکت ها کمک کند تا از الزامات این قانون برخوردار شوند.

  • روند گزارشگری مالی

– XBRL

– XML

– سیستم های ERP اطلاعات را در XML و XBRL به پایگاه داده می پذیرند (رفرنس).

در مقاله مفاهیم در برنامه ریزی منابع سازمان-فصل پنجم چکیده کاملی از فصل پنجم کتاب را همراه با تشریح مهمترین موارد مطرح شده ارائه نمودیم.


سیامک قربانی پور

سیامک قربانی پور هستم؛ مدیر عامل شرکت "آبتین ارتباط ایرانیان"؛ دانش آموخته کارشناسی ارشد مدیریت فناوری اطلاعات. موضوع فعالیت شرکت ما به شماره ثبت 1050، برنامه نویسی، طراحی وبسایت و شبکه های کامپیوتری هست. از سال 94 تا 96 به مدت دو سال مشاور مرکز رشد و کسب و کار پارک علم و فناوری چهارمحال و بختیاری بودم اما الان کسب و کار خودم رو در زمینه برنامه نویسی و طراحی وبسایت دارم. همچنین در زمینه مسائل کسب و کاری به علاقه مندان مشاوره هایی رو ارائه می دهم و مطالبی رو در این زمینه خصوصا در مورد کسب و کارهای حوزه فناوری اطلاعات و ارتباطات در این وبسایت منتشر می کنم.

0 دیدگاه

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

3 × 1 =

تائید دیدگاه فعال است. دیدگاه شما ممکن است کمی طول بکشد تا ظاهر شود.

این سایت از اکیسمت برای کاهش هرزنامه استفاده می کند. بیاموزید که چگونه اطلاعات دیدگاه های شما پردازش می‌شوند.