فصل سوم: سیستم های اطلاعات بازاریابی و فرآیند سفارش های فروش

مقدمه:

مقاله مفاهیم در برنامه ریزی منابع سازمان-فصل سوم خلاصه و چکیده ای است از مهمترین موارد مطرح شده در فصل سوم کتاب concepts in enterprise resource planning fourth edition نوشته Monk و Wagner.

  • Fitter Snacker (FS)

– شرکت فرضی که غذاهای میان وعده سالم تولید می کند.

– یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه ندارد.

  • بازاریابی و فروش (M / S) نقطه کانونی بسیاری از فعالیت های FS است.
  • سیستم های اطلاعاتی M / S فیتر اسنکر به خوبی با سیستم های اطلاعات دیگر شرکت ادغام نمی شوند.

– استفاده از داده های معامله در کل شرکت ناکارآمد است.

در ادامه مقاله مفاهیم در برنامه ریزی منابع سازمان-فصل سوم به بررسی شرکت فرضی فیتر اسنکر می پردازیم.

بررسی اجمال Fitter Snacker

  • تولید و فروش دو نوع میان وعده غذایی مغذی:

– NRG-A: “انرژی پیشرفته”

– NRG-B: “پروتئین های بدن سازی”

  • نیروی فروش خود را به دو گروه تقسیم کرده است:

– بخش عمده فروشی

– بخش فروش مستقیم

  • دو بخش فروش با توجه به مقادیر سفارشات و شرایط قیمت گذاری متفاوت هستند.
  • فروش میان وعده های غذایی تحت نام تجاری فیتر اسنکر
  • بسته بندی میان وعده ها در بسته بندی های مارک تجاری برای برخی از فروشگاه های زنجیره ای

مشکل در فرآیند فروش فیتر اسنکر

  • بسیاری از سفارشات فروش فیتر اسنکر دارای مشکلاتی هستند، مانند:

– قیمت گذاری نادرست

– برقراری تماس های بیش از حد با مشتری برای اطلاعات

– تاخیر در پردازش سفارشات

– تاریخ تحویل گم شده

  • دلایل مشکلات:

– FS دارای سیستم های اطلاعاتی جداگانه در سراسر شرکت برای سه حوزه وظیفه ای است:

  • سیستم سفارش فروش
  • سیستم انبار
  • سیستم حسابداری

– تعداد زیادی از معاملات که به صورت دستی انجام می شوند.

– اطلاعات ذخیره شده در سه سیستم در زمان واقعی در دسترس نیستند.

فرم ثبت سفارش و سفارشات فروش

  • ارائه یک لیست قیمت به مشتری و سپس گرفتن سفارش مشتری در FS

– تماس فروش: فروشنده یا تلفن مشتری یا شخصی را میبیند.

– در پایان تماس فروش، فروشنده یک رونویسی دست نویس را در یک فرم که دو نسخه کپی از آن گرفته می شود را آماده می کند.

  • برگ سفارش اصلی به مشتری تحویل داده می شود.
  • نسخه کپی اول ابتدا فکس و سپس به دفتر فروش ارسال می شود.
  • فروشندگان نسخه کپی دوم را برای سوابق خود نگه می دارند.

– فرم ثبت سفارش ۸۰۰ شماره تماس دارد که مشتری می تواند برای سفارش دادن با آنها تماس بگیرد.

  • مشکلاتی ممکن است با این فرآیند رخ دهد.
  • ناکارآمدی در باقی فرآیند سفارش

– تعیین تاریخ تحویل

– بررسی وضعیت اعتبار مشتری

– وارد کردن سفارش مشتری به سیستم ورودی سفارش فعلی

پر کردن سفارش

  • لیست های بسته بندی و برچسب های حمل و نقل

– چاپ دو بار در روز

– دستی به انبار منتقل می شود.

– در انبار، مرتب کردن دستی سفارش های کوچک و سفارش های بزرگ

  • انبار

– منطقه بسته بندی کوچک

– منطقه بسته بندی بزرگ

  • FS از یک برنامه پایگاه داده PC برای مدیریت سطوح انبار در انبار استفاده می کند.
  • FS سطح موجودی نسبتا پایین نگه می دارد و سطوح موجودی در طول روز به سرعت تغییر می کنند.

– ممکن است انتخاب کننده به قفسه ها برود تا یک سفارش را انتخاب کند و ببیند که میزان کافی از نوع مورد نظر از میان وعده های غذایی برای پر کردن سفارش وجود ندارد.

– برای تعیین اینکه چه کاری باید در این وضعیت انجام دهیم، نظم دهنده ممکن است مکالماتی با سرپرست انبار، سرپرست تولید و کارگزاران فروش داشته باشد.

بیشتر بخوانید:  مفاهیم در برنامه ریزی منابع سازمان-فصل ششم

حسابداری و صورتحساب

  • صورتحساب مشتری مشکل ساز است.
  • کارمندان فروش داده های سفارش صورتحساب های مشتری را به بخش حسابداری ارسال می کنند.
  • اداره حسابداری داده ها را به برنامه حسابداری مبتنی بر PC بارگذاری می کند.
  • کارکنان به صورت دستی تنظیماتی برای حمل و نقل جزئی و هر گونه تغییرات دیگر را تنظیم می کنند.
  • گاهی اوقات تصحیح سفارش ها به تأخیر می افتد و به فرآیند فاکتور نمی رسد.

– نتایج در فاکتورهای با تأخیر یا نادرست

پرداخت و بازپرداخت

  • مشکلات روش پردازش پرداخت ها

– اگر هرگونه خطایی در روند فروش رخ داده باشد، مشتری یک فاکتور نادرست دریافت می کند.

– بسیاری از مشتریان یک نسخه از صورتحساب را همراه با پرداخت خود ارائه نمی دهند که می تواند منجر به خطا شود.

  • پردازش بازده FS، ناقص است.

– بسیاری از مشتریان برای شماره RMA تماس نمی گیرند یا قادر به اضافه کردن آن به مواد بازگشتی خود نیستند.

  • کار بخش حسابداری را برای اختصاص اعتبار حساب مناسب تر، دشوارتر می کند.

– نوشتار بد روی برگه مواد بازگشتی می تواند مشکلاتی را برای حسابداری ایجاد کند.

  • اگر حساب مشتری به درستی اعتبار نداشته باشد، ممکن است یک مشتری نامه اشتباهی دریافت کند.

در ادامه مقاله مفاهیم در برنامه ریزی منابع سازمان-فصل سوم به بررسی فروش و توزیع بر اساس سیستم ERP می پردازیم.

فروش و توزیع در ERP

  • سیستم های ERP می توانند خطاهای ورود داده ها را به حداقل برسانند و اطلاعات دقیق را در زمان واقعی به تمام کاربران ارائه دهند.
  • سیستم های ERP می توانند تمام معاملات (مانند صورتحساب ها، لیست های بسته بندی، شماره های RMA و پرداخت ها) را که در سفارش فروش مشاهده می شود، ردیابی کنند.
  • ماژول فروش و توزیع SAP ERP فرآیند سفارش فروش را به عنوان یک چرخه از رویدادها پردازش می کند:

– فعالیت های پیش فروش

– پردازش سفارش فروش

– منابع انبار

– تحویل

– صورتحساب

– پرداخت

فعالیت های پیش فروش

  • مشتریان می توانند اطلاعات قیمت گذاری در مورد محصولات شرکت را بدست آورند:

– از طریق یک پرس و جو یا لیست قیمت

  • فعالیت های بازاریابی مانند ردیابی مخاطبین مشتری، از جمله تماس های فروش، بازدید و مرسولات پستی
  • شرکت می تواند اطلاعات مربوط به مشتریان را نگهداری کند و لیست های پستی را بر اساس خصوصیات مشتری مشخص کند.

پردازش سفارش فروش

  • پردازش سفارش فروش: مجموعه ای از فعالیت هایی که باید برای ثبت سفارش فروش انجام شود.
  • سفارش فروش می تواند از ثبت سفارش یا تحقیق انجام شده در مرحله قبل از فروش شروع شود.
  • اطلاعات جمع آوری شده از مشتری برای پشتیبانی از ثبت سفارش بلافاصله در سفارش فروش قرار می گیرد.
  • مراحل مهم در پردازش سفارشات فروش:

– ضبط مواردی که باید خریداری شوند.

– تعیین قیمت فروش

– ضبط مقادیر سفارش

  • کاربران می توانند گزینه های مختلف قیمت گذاری را در سیستم ERP SAP تعریف کنند.
  • سیستم SAP ERP جداول حسابهای دریافتی را در پایگاه داده SAP ERP برای تایید اعتبار در دسترس مشتری بررسی می کند.
  • اگر مشتری اعتبار کافی داشته باشد.

– سفارش کامل شده است

  • اگر مشتری اعتبار کافی در دسترس ندارد.

– سیستم SAP ERP از پرسنل فروش پرسش می کند تا یکی از اقدامات مناسب را انجام دهد.

منابع موجودی انبار

  • بررسی اطمینان از در دسترس بودن (ATP)

– سیستم SAP ERP سوابق موجودی شرکت و پرونده های برنامه ریزی تولید را بررسی می کند تا ببینید آیا:

  • مواد درخواست شده در دسترس است.
  • مواد درخواست شده را می توان در تاریخ مورد نظر مشتری تحویل داد.
بیشتر بخوانید:  معرفی ERP اوراکل

– شامل زمان حمل و نقل مورد انتظار است.

  • اگر کمبود انتظار می رود، سیستم می تواند افزایش تولید در برنامه ریزی را توصیه کند.

تحویل

  • تحویل در سیستم ERP SAP

– اسنادی را که انبار استفاده می کند تا سفارشات را انتخاب، بسته بندی و حمل کند، آزاد کند.

  • فرایند تحویل اجازه می دهد تا تحویل به منظور ایجاد فعالیت های انبار و حمل و نقل به طور موثر انجام شود.
  • هنگامی که سیستم اسناد را برای براشتن، بسته بندی و حمل و نقل ایجاد کرده است، مدارک به ماژول مدیریت مواد منتقل می شوند.

صورتحساب

سیستم SAP ERP، با کپی اطلاعات سفارش فروش به سند فاکتور، یک فاکتور را ایجاد می کند.

  • حسابداری می تواند این سند را چاپ و ارسال کند، فکس کند یا آن را به صورت الکترونیکی به مشتری انتقال دهد.
  • سوابق حسابداری در این مرحله به روز می شود.

پرداخت

  • هنگامی که مشتری پرداختی ارسال می کند، به صورت خودکار توسط سیستم ERP SAP پردازش می شود.

– بدهی نقدی و اعتبار (کاهش) حساب مشتری

  • ضبط به موقع این معامله بر تأخیر و صحت هر چک تأیید اعتبار بعدی مشتری تاثیر می گذارد.

در ادامه مقاله مفاهیم در برنامه ریزی منابع سازمان-فصل سوم یک سفارش استاندارد در SAP ERP را مورد بررسی قرار می دهیم.

یک سفارش استاندارد در SAP ERP

  • فرایند سفارش فروش Fitter Snacker با یک سیستم ERP SAP در محل کار خواهد کرد.
  • چگونه سیستم ERP فرایند سفارش فروش FS را دقیق تر و کارآمد تر می کند.
  • ERP به فرآیندهای کسب و کار اجازه می دهد تا در سراسر خطوط عملکرد فیزیکی را کاهش دهند.

گرفتن سفارش در SAP ERP

  • صفحه ورود به سیستم در سیستم سازمانی ۴٫۷ SAP ERP
  • یک شماره منحصر به فرد توسط این شرکت به هر مشتری در پایگاه داده اختصاص داده شده است.
  • برای اکثر زمینه های ورود اطلاعات، سیستم ERP SAP تعیین می کند که تنها یک ورود معتبر باشد.
  • صفحه جستجو برای مشتریان
  • داده های اصلی مشتری
  • داده های اصلی: داده هایی که نسبتا پایدار باقی می مانند.

– نگهداری در پایگاه داده مرکزی و در دسترس برای همه ماژول های SAP ERP

  • اطلاعات اصلی مواد
  • ساختار سازمانی

– سیستم ERP  SAP به کاربر اجازه می دهد شیوه های مختلفی برای گروه بندی مشتریان و فروشندگان تعریف کند.

– کانال توزیع

  • هنگامی که یک سفارش فروش ذخیره می شود، سیستم SAP ERP یک شماره سند را به معامله سفارش فروش می دهد.
  • سیستم SAP ERP شماره های سند را برای سفارش فروش نگه می دارد.

– کارکنان می توانند وضعیت سفارش را در حالی که در فرآیند است و یا کار تحقیق از آن را پس از حمل و نقل دنبال کنند.

  • جریان سند در SAP ERP: مجموعه ای از شماره های سند مربوط به یک سفارش است.

قیمت تخفیف در SAP ERP

  • هنگامی که یک شرکت یک سیستم ERP را نصب می کند، می تواند آن را برای تعدادی از استراتژی های قیمت گذاری پیکربندی کند.
  • انواع تخفیف را می توان مجاز دانست.
  • به عنوان یک حفاظت، سیستم می تواند محدودیت های اندازه تخفیف را اعمال کند.
  • تکنیک وضعیت

– مکانیزم کنترل توسط SAP توسعه داده شده است تا شیوه های مختلفی را که شرکت ها تخفیف های قیمت را ارائه می دهند، با آن منطبق سازند.

ادغام فروش و حسابداری

  • سیستم های ERP حسابداری را با تمام فرآیندهای کسب و کار یکپارچه می سازند.
  • هنگامی که یک سفارش فروش ثبت می شود، داده های مربوط به حسابداری به طور خودکار به روز می شود.
بیشتر بخوانید:  مفاهیم در برنامه ریزی منابع سازمان-فصل اول

در ادامه مقاله مفاهیم در برنامه ریزی منابع سازمان-فصل سوم به بررسی مدیریت ارتباط با مشتریان می پردازیم.

مدیریت ارتباط با مشتری

  • شرکت ها بدون داشتن ارتباط خوب بین کارکنان و مشتریان خود، خطر از دست دادن کسب و کار را دارند.
  • نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) می تواند به شرکت ها کمک کند تا تعاملات خود را با مشتریان ساده تر کنند.
  • CRM بر اساس تقاضا: نرم افزار و تجهیزات کامپیوتری با ارائه دهنده CRM همراه است.

فعالیت اصلی CRM

  • بازاریابی یک به یک
  • اتوماسیون نیروی فروش (SFA)
  • مدیریت کمپین فروش
  • دایره المعارف بازاریابی
  • اتوماسیون مرکز تماس

نرم افزار CRM نرم افزار SAP

  • نمونه هایی از ابزارهایی که قابلیت CRM را در سیستم SAP ERP فراهم می کنند.

– ابزار مدیریت تماس

  • اطمینان حاصل کنید که اطلاعات در مورد مخاطبین فروش در سراسر سازمان در دسترس است.

– مدیر فعالیت فروش

  • پشتیبانی از یک رویکرد استراتژیک و سازمان یافته برای برنامه ریزی فعالیت فروش و می تواند اطمینان حاصل شود که فعالیت های پیگیری انجام می شوند.
  • استفاده از سیستم CRM جداگانه ای که با سیستم ERP ارتباط برقرار می کند.
  • سیستم ERP SAP پردازش های معاملات کسب و کار را انجام می دهد و بسیاری از داده های خام را برای CRM فراهم می کند.
  • انبار کسب و کار SAP: سیستمی برای گزارش و تجزیه و تحلیل داده های معاملات
  • برنامه ریز پیشرفته و بهینه ساز (APO): سیستمی که از برنامه ریزی کارآمد زنجیره تامین پشتیبانی می کند.
  • دیدگاه SAP از CRM این است که مجموعه ای از ابزارهایی را برای مدیریت سه زمینه اساسی وظایف یا مشاغل ارائه دهد:

– بازاریابی، فروش و خدمات

  • چهار مرحله از ایجاد روابط مشتری:

– چشم انداز

– دستیابی به

– خدمات

– نگهداری

  • کانال های تماسی
  • مدیریت کمپین و بازاریابی
  • مدیریت فعالیت های اجرایی کمپین
  • ابزار تحلیل کمپین

مزایای CRM

  • هزینه های پایین تر
  • درآمد بیشتر
  • بهبود استراتژی و اندازه گیری عملکرد

خلاصه فصل سوم

  • سیستم های اطلاعاتی غیر یکپارچه Fitter Snacker در ریشه فرآیند سفارش فروش ناکارآمد و پر هزینه هستند.
  • سیستم ERP مانند SAP ERP به عنوان یک توالی از اعمال مرتبط با فروش رفتار می کند.

– از جمله: دریافت سفارشات، تنظیم قیمتها، چک کردن دسترسی به محصول، چک کردن خط اعتبار مشتری، تنظیم تحویل، صدور صورتحساب مشتری و جمع آوری پرداخت

– در SAP ERP، تمام این معاملات یا اسناد، به صورت الکترونیکی مرتبط هستند.

  • نصب یک سیستم ERP به معنای تصمیم گیری های پیکربندی مختلف است.

– تصمیمات پیکربندی نمایانگر دیدگاه مدیران درباره نحوه ثبت معاملات و بعدا برای تصمیم گیری است.

  • پایگاه داده مرکزی سیستم ERP شامل:

– جداول اصلی داده: اطلاعات نسبتا دائمی در مورد مشتریان، تامین کنندگان، مواد و موجودی

– جداول داده های معامله: ذخیره اطلاعات نسبتا موقت مانند سفارشات فروش و فاکتورها

سیستم های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

– ساخت بر اساس ارزش سازمانی که ERP فراهم می کند.

– به طور خاص انعطاف پذیری پایگاه داده مشترک شرکت در مورد خدمات به مشتریان را افزایش می دهد.

– انواع نرم افزارهای CRM در دسترس هستند.

– می تواند در محل تولید یا بر اساس تقاضا نصب گردد (رفرنس).

در مقاله مفاهیم در برنامه ریزی منابع سازمان-فصل سوم چکیده کاملی از فصل سوم کتاب را همراه با تشریح مهمترین موارد مطرح شده ارائه نمودیم.


سیامک قربانی پور

سیامک قربانی پور هستم؛ مدیر عامل شرکت "آبتین ارتباط ایرانیان"؛ دانش آموخته کارشناسی ارشد مدیریت فناوری اطلاعات. موضوع فعالیت شرکت ما به شماره ثبت 1050، برنامه نویسی، طراحی وبسایت و شبکه های کامپیوتری هست. از سال 94 تا 96 به مدت دو سال مشاور مرکز رشد و کسب و کار پارک علم و فناوری چهارمحال و بختیاری بودم اما الان کسب و کار خودم رو در زمینه برنامه نویسی و طراحی وبسایت دارم. همچنین در زمینه مسائل کسب و کاری به علاقه مندان مشاوره هایی رو ارائه می دهم و مطالبی رو در این زمینه خصوصا در مورد کسب و کارهای حوزه فناوری اطلاعات و ارتباطات در این وبسایت منتشر می کنم.

0 دیدگاه

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

بیست + 20 =

تائید دیدگاه فعال است. دیدگاه شما ممکن است کمی طول بکشد تا ظاهر شود.

این سایت از اکیسمت برای کاهش هرزنامه استفاده می کند. بیاموزید که چگونه اطلاعات دیدگاه های شما پردازش می‌شوند.