شما در اینجا هستید: خانه » علوم کامپیوتر » سیستم های اطلاعاتی » سیستم مدیریت سند چیست؟

سیستم مدیریت سند چیست؟

سیستم های اطلاعاتی

مقدمه:

در مقاله سیستم مدیریت سند چیست؟ به معرفی و تشریح یک سیستم مدیریت سند می پردازیم. دیجیتالی کردن سوابق مقاله شما ممکن است به عنوان یک کار شاق به نظر برسد ، اما با وجود نرم افزار مدیریت اسناد ، نه تنها قابل کنترل است بلکه می تواند عملکرد کار شما را به شدت بهبود بخشد.

یک سیستم مدیریت اسناد (DMS) می تواند در چگونگی اجرای بی رویه تجارت شما تفاوت معناداری ایجاد کند. این امر باعث می شود ضبط ، دیجیتالی شدن و برچسب زدن اسناد سریع و آسان شود و این امکان را به شما می دهد تا در مناطق فشرده تر تجارت خود متمرکز شوید.

DMS خوب باعث افزایش بهره وری در تجارت شما می شود و می تواند مزایای ارزشمند دیگری از جمله افزایش امنیت ، همکاری و رعایت خودکار نظارتی را به شما ارائه دهد. هنگامی که تصمیم می گیرید کدام سرویس DMS مناسب شما باشد ، روی هر دو ویژگی موردنیاز خود و سایر مواردی که ممکن است در آینده بخواهید با رشد و پیشرفت کسب و کار خود متمرکز شوید.

سیستم مدیریت سند چیست؟

سیستم مدیریت اسناد نرم افزاری است که یک روش خودکار برای ذخیره ، مدیریت و ردیابی اسناد الکترونیکی و تصاویر الکترونیکی اسناد کاغذی فراهم می کند. DMS به عنوان روشی برای تبدیل اسناد کاغذی به اسناد دیجیتالی شروع شد ، به همین دلیل ممکن است گاهی اوقات DMS کابینت تشکیل پرونده الکترونیکی خوانده شود ، اما DMS این روزها دارای ویژگی های پیچیده تری است. یک سیستم مدیریت اسناد می تواند برای ضبط ، توزیع و ردیابی اسناد و مدیریت جریان کار کانال ، سیستم های خروجی و سیستم های بازیابی اطلاعات استفاده شود.

سیستم های مدیریت اسناد چگونه کار می کنند؟

سه کارکرد اصلی یک سیستم مدیریت اسناد ، ضبط ، ذخیره و توزیع اسناد است. در اینجا نحوه انجام این کار آورده شده است.

1. ضبط اسناد از هر منبع

سیستم مدیریت اسناد باید بتواند از هر منبع ، اعم از كاغذ ، ایمیل ، برنامه های CRM یا گزارشات ، اسناد را ضبط كند ، تا بتواند بعداً برای جستجوی آسان این فهرست نمایه شود. نمایه سازی راهی برای طبقه بندی یک سند با اضافه کردن شرایط به ابرداده های آن مانند برچسب ها ، شماره سفارش ها یا اطلاعات مشتری است. ضبط اسناد با توجه به نوع سندی که می خواهید ضبط کنید متفاوت است.

اسناد کاغذی: از اسکنرهای پر سرعت معمولاً برای اسناد کاغذی استفاده می شود. DMS اسکنرها را می گیرد و نمایه سازی را می توان با دستی یا توسط یکپارچه سازی برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) ، تشخیص شخصیت نوری پویا (OCR) یا بارکد کد اضافه کرد.

ایمیل ها: ایمیل بودن به عنوان بخش اصلی در کار روزانه ، امکان ضبط و ذخیره اسناد ایمیل بسیار حیاتی است. با استفاده از DMS می توانید تنظیماتی ایجاد کنید تا به طور خودکار پیام های ایمیل یا پیوست ها را در پوشه خاص مورد نظر خود وارد کنید.

برنامه های خارجی: همچنین ممکن است برنامه های خارجی مانند مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) یا نرم افزار ERP داشته باشید که اسنادی را که برای ذخیره آنها نیاز دارید تهیه می کند. DMS به شما امکان می دهد که این اسناد را به راحتی وارد کنید ، سپس آنها را به مسیر خود منتقل کنید یا آنها را با دیگران در سازمان خود به اشتراک بگذارید.

2. ذخیره سازی اسناد مرکزی

ذخیره سازی اسناد مناسب دومین قسمت مهم DMS است. با نگه داشتن کلیه اسناد شما در یک مکان مرکزی به همه کارمندان نیاز به دسترسی به اسناد – هر دو ایستا (اسنادی که شرکت شما هر روز ایجاد می کند ، مانند فاکتورها) و پویا (صفحات وب ، فرم ها و ایمیل) اجازه می دهد تا به سرعت و به راحتی به آنها مراجعه کنید. .

ذخیره سازی مرکزی همچنین به محافظت از اسناد شما در برابر خطا و قصد مخرب کمک می کند. یک DMS معمولاً دارای کنترل نسخه است که تغییرات ایجاد شده در یک سند را ردیابی می کند و مشخص می کند چه کسی آنها را ساخته است. همچنین می توانید مجوزهایی را برای کنترل افرادی که به کدام اسناد دسترسی دارند ، تعیین کنید و چه کسی می تواند نوع تغییراتی را ایجاد کند.

3. بازیابی و توزیع اسناد

سومین جنبه مهم DMS ، توانایی بازیابی و توزیع اسناد به راحتی است. DMS به شما امکان می دهد هر سندی را برای یک کلمه کلیدی جستجو کنید و سریع آن را مطرح کنید. در اینجاست که اهمیت ایندکس سازی کامل به وجود می آید. شما قادر خواهید بود اسناد را به هر روشی که نیاز دارید ، از طریق ایمیل یا پروتکل انتقال پرونده (FTP) ارسال کنید و فرآیندهای دستی و کاری را به صورت خودکار انجام دهید.

به عنوان مثال ، می توانید DMS خود را با ERP خود ادغام کنید ، به گونه ای تنظیم کنید که وقتی یک سفارش در ERP شما سرچشمه می گیرد ، باعث ایجاد یک گردش کار در سیستم مدیریت اسناد شما می شود که سفارش را از طریق فرآیند تأیید و اجرای به طور خودکار حرکت می دهد.

سیستم های مدیریت اسناد برای چه مواردی استفاده می شوند؟

سیستم های مدیریت اسناد بطور خودکار اسناد شرکت شما را سازماندهی ، امن ، دیجیتالی و ایندکس می کنند و دسترسی ، ویرایش و به اشتراک گذاری آنها را آسان می کنند. بسیاری از شرکت ها از سرویس های سنتی پر کردن کاغذ به DMS تغییر کرده اند زیرا یک سیستم خودکار باعث صرفه جویی در وقت ، پول و مکان می شود. DMS همچنین نیاز به چندین برنامه را برای رسیدگی به گردش کار شما از بین می برد ، زیرا تمام عملکردهای لازم در یک رابط واحد قرار دارند.

ویژگی های اصلی یک سیستم مدیریت اسناد کارآمد چیست؟

هنگام جستجوی DMS ، باید چندین ویژگی مهم را رعایت کنید.

کنترل نسخه: همچنین به عنوان نسخه سازی شناخته می شود ، کنترل نسخه به کاربران امکان می دهد از تغییرات ایجاد شده در اسناد موجود در DMS شما محافظت و ردیابی کنند. کنترل نسخه تضمین می کند که همه ویرایش های جدید ردیابی و ذخیره می شوند و نسخه های قدیمی تر اسناد در سیستم برای مرجع بایگانی می شوند.

ادغام: بسیاری از سیستم های مدیریت اسناد با برنامه های ایمیل مانند Microsoft Outlook ادغام می شوند ، اما اگر تجارت شما از یک برنامه CRM یا بانک اطلاعاتی ERP استفاده می کند ، باید به دنبال DMS باشید که با این برنامه ها یکپارچه شود ، زیرا این امر باعث می شود زندگی روزمره شما بسیار ساده تر شود. می توانید از نرم افزار DMS استفاده کنید که با CRM یا ERP شما یکپارچه نشده باشد ، اما این ممکن است قابلیت گردش کار را محدود کند ، زیرا نرم افزارهای سازگار به شما امکان دسترسی ، ویرایش ، تهیه نسخه پشتیبان و نظارت بر اسناد ایجاد شده در CRM یا ERP را می دهد.

پشتیبانی از رعایت مقررات: اگر شما در یک صنعت تنظیم شده فعالیت می کنید ، ممکن است بخواهید DMS را انتخاب کنید که پشتیبانی از رعایت نظارتی را برای صنعت شما ارائه می دهد ، مانند HIPAA ، Sarbanes-Oxley ، شیوه های تولید خوب فعلی توسط FDA یا ISO 9000/9001. این قابلیت می تواند در هنگام پردازش اسناد مهم یا حساس ، از امنیت و آرامش ارزشمند کسب و کار شما برخوردار باشد.

مقیاس پذیری: هنگامی که شما DMS را انتخاب می کنید ، سعی کنید فراتر از نیازهای فعلی خود را ببینید تا ببینید که ویژگی های پیشرفته شما ممکن است با رشد کسب و کار خود چه بخواهید. مهم است که نرم افزاری را انتخاب کنید که بتواند با تجارت شما رشد کند ، به گونه ای که بعداً نیازی به تعویض نرم افزار نداشته باشید.

امنیت و بازیابی فاجعه: یافتن نرم افزاری که امنیت را در اولویت قرار داده و از اطلاعات و پرونده های شما محافظت می کند بسیار حیاتی است زیرا یک نقض داده یا مسئله ذخیره سازی می تواند برای تجارت شما فاجعه بار باشد. به دنبال ارائه دهنده ای با برنامه ای منعطف و انعطاف پذیر باشید که بتواند متناسب با نیازهای بی نظیر شما باشد.

قابلیت استفاده: از آنجا که DMS به احتمال زیاد روزانه توسط کارمندان در همه زمینه های تجارت شما مورد استفاده قرار می گیرد ، استفاده از آن بسیار ساده است و باید بدون مشکل و خراب کاری را تجربه کنید. همه افراد موجود در شرکت شما باید بتوانند به راحتی فایلهای لازم را دسترسی ، مدیریت و هدایت کنند.

همکاری: DMS شما باید اشتراک و همکاری در اسناد را برای کاربران ساده کند. به دنبال ابزاری مانند ویرایش زنده ، اشتراک فایل ، افزونه ها و محدودیت دسترسی باشید.

هزینه نرم افزار مدیریت اسناد چقدر است؟

قیمت گذاری خدمات مدیریت اسناد به نوع میزبانی بستگی دارد و اینکه تعداد افراد در شرکت شما به دسترسی نیاز دارند. دو نوع اصلی هاستینگ مبتنی بر ابر و فضای داخلی است.

مبتنی بر ابر: نرم افزار مدیریت اسناد مبتنی بر ابر یک گزینه به طور فزاینده ای است. به طور کلی انعطاف پذیرتر است و هزینه اشتراک ماهانه آن را نیز بارگیری می کند که از 30 دلار تا 250 دلار در هر ماه است. با برنامه های مبتنی بر ابر ، به دنبال پشتیبانی فنی و به روز رسانی های منظم باشید.

محل کار: سیستم های مدیریت اسناد در محل معمولاً دارای هزینه یک بار اولیه به علاوه اشتراک سالانه پشتیبانی فنی و به روز رسانی ها هستند. این هزینه ها به طور متوسط در حدود 1000 دلار به ازای هر کاربر به علاوه هزینه اشتراک سالانه حدود 20٪ هزینه اولیه است.

مزایای استفاده از سیستم مدیریت اسناد چیست؟

DMS باید کار شما را آسانتر و کارآمدتر کند ، در نتیجه ساعت ها در انجام کارهای تکراری و ناامیدی شما و کارکنان خود را نجات می دهد. در اینجا چندین مزیت استفاده از سیستم DMS وجود دارد.

وقت بیشتر برای اختصاص به کارهای

دیگر اگر در حال حاضر از یک سیستم مدیریت اسناد دستی یا کاغذی استفاده می کنید ، خودتان ساعت هایی را هزینه می کنید که می توانید به امور فشرده تر تجارت خود اختصاص دهید. DMS بسیاری از جنبه های مدیریت اسناد را خودکار می کند و مسئولیت آن را بر عهده شما می گذارد.

امنیت اسناد

از آنجا که جهان به دیجیتال خود ادامه می دهد ، حفظ امنیت اطلاعات و اسناد شما به یک اولویت بالاتر تبدیل می شود. سیستم های مدیریت اسناد دارای کنترل های امنیتی و دسترسی داخلی هستند ، به گونه ای که شما می توانید کنترل کنید که دقیقاً چه کسی می تواند به کدام اسناد دسترسی داشته باشد ، و همچنین فعالیت های مربوط به هر سند مشخص را ردیابی و مشاهده می کند.

در صورت بروز فاجعه ، مانند آتش سوزی یا سیل ، پرونده های شما با امنیت کامل در ابر و به دور از آسیب های جسمی ذخیره می شوند.

مقیاس پذیری آسان

DMS انعطاف پذیر تر از یک سیستم پر کردن کاغذ سنتی است. این به راحتی در کنار مشاغل شما رشد می کند و می توانید با چند کلیک سیستم نمایه سازی خود را تنظیم کنید. همچنین نیاز به فضای ذخیره سازی فیزیکی پرونده ها و اسناد کاغذی را کاهش می دهد.

رعایت بهتر مقررات

الزامات رعایت بسیاری از اسناد تجاری می تواند پیچیده و خواستار باشد. DMS می تواند به شما کمک کند با خودکار کردن اسناد کلیدی برای برآورده کردن شرایط ، از جریمه ، مجوزهای ابطال شده یا حتی مسئولیت کیفری اجتناب کنید. به عنوان مثال ، HIPAA و Sarbanes-Oxley هر دو دارای مقررات سخت امنیتی و امنیتی در رابطه با اسناد و سوابق هستند. DMS بطور خودکار آن دستورالعمل ها را برای شما دنبال می کند.

بازیابی سریع و آسان اسناد

جستجوی سند صحیح هنگامی که ارزش کل یک تجارت را داشته باشید می تواند دشوار و وقت گیر باشد و حتی می تواند برای شما هزینه ای نیز داشته باشد. PricewaterhouseCoopers تخمین زده است که روند یافتن یک سند از دست رفته می تواند به طور متوسط برای یک شرکت 122 دلار هزینه کند و 7.5٪ از کل اسناد در نهایت گم می شوند.

نمایه سازی صحیح به شما امکان می دهد تا یک سند را فقط در چند ثانیه پیدا کنید ، و همچنین به کارمندان این امکان را می دهد که از راه دور به اسناد مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند.

همکاری بهتر

DMS به اشتراک گذاری اطلاعات و همکاری آسان می کند ، و به اسناد منابع مختلف اجازه می دهد تا از چندین مکان قابل دسترسی باشند. می توانید اسناد را به اشتراک بگذارید ، گردش کار را نظارت کنید ، دسترسی به اسناد خاص را اعطا کنید یا آن را انکار کنید و ببینید چه تغییراتی ایجاد شده است (رفرنس).

در مقاله سیستم مدیریت سند چیست؟ به معرفی و تشریح یک سیستم مدیریت سند پرداختیم.

اشتراک گذاری
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  • 0
  • 0
  •  
  • 0
  •  

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

18 − 11 =

این سایت از اکیسمت برای کاهش هرزنامه استفاده می کند. بیاموزید که چگونه اطلاعات دیدگاه های شما پردازش می‌شوند.